Hjemmearbejde: Dos & Don’ts

De fleste af os kender det – de mindre produktive hjemmearbejdsdage, hvor vasketøjet kalder, opvaskemaskinen skriger på at blive tømt, og støvsugeren nærmest hopper ud af skabet. Der er mange faldgruber, når man arbejder hjemme. Og det kræver ekstra disciplin ikke at lade sig distrahere af de hjemlige omgivelser og ty til overspringshandlinger. Men hjemmearbejde har også visse fordele, og får man struktureret sin dag godt, kan man sagtens få en effektiv hjemmearbejdsdag. Fordelene ved hjemmearbejde er friheden, fleksibiliteten og den tid, vi sparer på cykelturen gennem byen eller bilturen på de trafikerede veje.

Vi har rådgivet os med Business Mentor og Mindset Coach Anne Pernille Fischer, som her giver dig nogle hjælpemidler til at opnå en mere effektiv arbejdsdag. Nedenfor finder du en liste med DOs & DON’Ts, som kan hjælpe dig med at få styr på din tid og effektivisere din dag, når du arbejder hjemme.

Strukturer din dag 

Står vi op uden at vide, hvad dagen bringer af arbejdsopgaver, er det svært at tage hul på arbejdsdagen med ro i maven. Har vi derimod overblik over dagens og ugens gøremål og opgaver kan vi arbejde fokuseret og roligt og takle de uforudsete gøremål og opgaver med mindre stress. Anne Pernille Fischer forklarer os her, hvordan vi kan få mere ud af dagen bl.a. ved hjælp af 4-trinsmetoden:

Effektivitet handler ikke om at nå så meget som muligt, men om at bruge tiden på det vigtigste. Er der mange afbrydelser i løbet af en dag, enten på grund af børn, kollegaer, møder, mailen eller telefonopkald, så er den bedste hjælp at starte arbejdsdagen med at få overblik over dagens arbejdsopgaver og beslutte dig for, hvilke opgaver der er de vigtigste.

Når du investerer tid i at skabe overblik, sparer du tid i løbet af dagen. I stedet for at spilde tid på at finde ud af, hvad du mangler, hvor du er kommet til, og hvad du skal huske at nå i dag, kan du vende tilbage til din prioriterede plan, hver gang du er forstyrret eller har været i møde. På den måde slipper du også for at føle, at du hele tiden bare skal knokle derudaf, og i stedet bruger du tiden effektivt på de opgaver, der er centrale at arbejde på i dag.

Følger du denne opskrift, ender du med at nå de vigtigste ting og kun udskyde det, der ikke er en højprioritet i dag.

1
Skab overblik fra dagens start

Inden du åbner mails eller går i gang med en opgave, så tøm hovedet for opgaver, der er vigtige at få ordnet i dag. Har du opgaver for i dag noteret i din kalender, så brug den til at få det hele med. Du har nu en to do-liste, men sådan en gør dig sjældent mere effektiv eller mere fokuseret.

2
Nice to- og need to-opgaver

Opdel to do-listen i to grupper, så du i den ene gruppe har de opgaver, der er kritisk nødvendige (need to-opgaver) og i den anden gruppe har dem, der er gode at få ordnet, men ikke som sådan spænder ben for dig selv eller andres videre arbejde, hvis de ikke bliver lavet i dag (nice to-opgaver).

3
Dagens fokus

Udvælg én opgave fra need-to-opgaverne, som er den, du vil være mest tilfreds med at nå i dag, eller som er den mest kritiske opgave at få nået.

4
Prioritér resten af opgaverne og renskriv din to do-liste,
så du ender med at have en prioriteret to do-liste, der ser sådan ud:

1. Dagens fokus (din allervigtigste opgave).
2. Din anden vigtigste opgave.
3. Din tredjevigtigste opgave.
4. Fortsæt listen …

Når børnene også er hjemme 

Afbrydelser er den værste tidsluger, når det kommer til en effektiv arbejdsdag. Hver gang vi afbrydes midt i en opgave, kan det tage op til 20 min. at finde tilbage til det flow, vi var i. Og med børn hjemme vil der automatisk opstå afbrydelser. Men hvordan tackler vi en hverdag, hvor vi ikke 100% kan fordybe os i arbejdet fra 8-16? Og hvordan justerer vi vores forventninger til dagen og vores tid? Anne Pernille Fischer giver dig her 3 fif til at undgå, at planen skrider:

1

Når du har skabt overblikket, handler det om så vidt muligt at følge den prioriterede to do-liste igennem arbejdsdagen, så det ikke bliver tilfældige opgaver, som lander på dit bord (mails, opgaver efter møder, osv.) i løbet af dagen, der kommer til at styre og sluge din sparsomme arbejdstid.

2

Kommer der en opgave i løbet af dagen, så konsulterer du din prioriterede to do-liste og vurderer, hvor vigtig den nye opgave er i forhold til de opgaver, du har på listen. Skriv den ind i rækkefølgen på listen og flyt de andre, hvis den ikke kan vente til en anden dag. Vent med at gøre mere ved den, hvis den ikke er den næste prioriterede opgave på listen.

3

Hav din prioriterede to do-liste til at ligge synligt på din arbejdsplads.

Arbejdspladsen er vigtig 

Udover overblik og struktur er det vigtigt, at din arbejdsplads opfordrer til arbejde. At placere sig i sofaen foran tv’et med sin bærbare computer hjælper os ikke med at være effektive. Dine omgivelser skal skærpe din opmærksomhed, ikke opfordre til overspringshandlinger eller afbrudt arbejde. Skaf en stol, hvor du sidder godt, så du ikke får ondt i ryggen eller nakken. Et bord, der giver dig det bedst mulige underlag og (så vidt det er muligt) et rum, hvor du ikke bliver forstyrret. Det er vigtigt at huske på, at når vi arbejder steder, vi normalt ikke forbinder med arbejde, så kæmper vi automatisk imod alt det, vi ellers plejer at lave på det sted. Det er derfor vigtigt, at vi får skabt os en hensigtsmæssig arbejdsplads i hjemmet.

Din energi er alfa omega 

Det er nemt at glemme egne behov, når arbejdsopgaverne hober sig op, især når man er hjemme og ikke omgivet af kollegaer. Måske springer vi frokosten over, så vi lige kan klemme ekstra 30 minutters arbejde ud af dagen eller glemmer at rejse os op fra vores arbejdsplads og tilføre noget fysisk bevægelse til arbejdsdagen. Men det er vigtigt, at vi har energi til hele dagen – både i arbejdstimerne, men også udenfor arbejdet. En pause er ikke det samme som tabt arbejdstid. En pause kan give os nye ideer og højne vores energi, så vi i sidste ende arbejder mere effektivt. Det handler om balance.

Du har styr på det!

Og til allersidst. Husk du gør det så godt du kan i en tid, hvor meget ikke er, som det plejer at være. Realistisk målsætning er et godt sted at starte. Har man børn hjemme, vil det, vi får fra hånden, falde med op til 40 % alt afhængigt af, hvor gamle vores børn er. Med en plan for din dag, gode pauser og effektive arbejdstimer vil du nå det, du maksimalt kan. Anne Pernille Fischer forklarer:

Det handler også om at acceptere, at vi ikke kan undgå afbrydelser, hverken på kontoret i virksomheden, organisationen eller institutionen og heller ikke, når vi arbejder hjemmefra med afbrydelser fra enten børn eller en mail og telefon. Men vi kan skabe en struktur, der hjælper os til at bruge vores energi og tid på de opgaver, der er mest værdifulde at arbejde på i dag.

Så mist ikke modet, når der er ting, du ikke når. Og stress ikke over hængepartier. Kig i stedet for på din plan. Skal den justeres? Eller når du rent faktisk det, som på nuværende tidspunkt er muligt? Et skridt ad gangen. Forhåbentligt er vi snart tilbage blandt kollegaer og kan mødes med vennerne i weekenden igen, så vi får input, sparring og tiltrængte pauser

Dette blogindlæg er udarbejdet i samarbejde med Business Mentor og Mindset Coach Anne Pernille Fischer.